Arkivplan - Askøy kommune

Arkivplan for Askøy kommune

Uten navn33

Formålet med arkivplanen til Askøy kommune

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Askøy kommune

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Askøy kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivplanen skal vise

  • kommunens historikk og organisering
  • hva arkivet omfatter, dvs. hva slags papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet og hvilke gjenfinningsmidler som er i bruk og har vært i bruk
  • hvordan arkivet er organisert, dvs. hvordan arkivmaterialet er ordnet og strukturert og hvordan det er oppstilt
  • hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk samt interne instrukser
  • dokumentasjon for elektroniske register og databaser

Hensikten med arkivplanen er at den skal være et viktig internt arbeidsredskap.

Administrasjonssjefen har arkivansvaret

I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1).

Arkivleder har det daglige ansvaret for kommunenes arkivtjeneste og utarbeider virksomhetsplaner for denne.

 

Oppdatering av planen skal gjennomføres årlig av arkivleder.