Utskriftsvennlig versjon

Ansvar og fullmakter

Overordnet arkivansvar

Kommunen har etter § 6 i arkivloven arkivplikt.

Rådmannen har i følge kommuneloven og arkivloven det øverste ansvaret for kommunens arkiv, og for at organiseringen og oppfølgingen av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling.

Rådmannen har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder/Leder for Dokumentsenteret. Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivleder rapporterer til kommunaldirektør.

Arkivleders oppgaver

Arkivleder er leder for arkivtjenesten og skal gi veiledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.

Arkivleder har rett og plikt til:

  • Rapportere til kommunaldirektøren om aktiviteten til arkivtjenesten og legge frem forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
  • Uttale seg om arkivmessige konsekvenser av planlagte omorganiseringer i kommunen
  • Utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten
  • Føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen
  • Føre kontroll med at de aktive arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevarte og sikret
  • Ta initiativ til oppdatering og endringer i arkivplanen
  • Bli tatt med på råd når kommunen skal velge edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap
  • Være kontaktperson mot Interkommunalt arkiv i Hordaland (IKAH)

 

Arkivleder skal ellers legge vekt på disse oppgavene:

  • Holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiv
  • Gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om utvikling av faglig kompetanse
  • Gi opplæring til nyansatte

Arkivtjenesten sitt ansvarsområde:

Motta, åpne, sortere, journalføre og skanne all inngående post mottatt til postmottak

  • Opprette nye arkivsaker i forbindelse med journalføring
  • Kvalitetssikre saker og journalposter som er registrert av saksbehandler
  • Kontrollere forfallslister og sende restanselister 4 ganger i året
  • Kvalitetssikre journaldatabasen gjennom kontroll av alle registreringer
  • Betjene utlån fra fysisk arkiv
  • Vedlikeholde papirarkiv
  • Journalføre egenproduserte dokument

Saksbehandler sitt ansvarsområde:

Se til at personlig mottatt post leveres dokumentsenter for journalføring

  • Ha oversikt over saker som er til behandling
  • Kontrollere at riktig offentlighetsvurdering er gjort
  • All dokumentproduksjon i et fagsystem
  • Avskrive inngående og interne dokumenter som er behandlet
  • Se til at egenproduserte dokumenter blir ferdigstilte, slik at arkivtjenesten kan søke de opp for journalføring
  • Melde fra til arkivtjenesten når arkivsaker er ferdigbehandlet og kan avsluttes

Leder sitt ansvarsområde:

Søke opp og fordele saker/journalposter til rett saksbehandler

  • Gjennomgå offentlighetsvurdering
  • Se til at restanselister blir fulgt opp
  • Bidra til at kravene til dokumentasjonen av saksbehandlingen blir ivaretatt
Laster...