|
Ansvarlig: Alle ansatte VIB mottar dokumentasjon som er passordbeskyttet. Documaster kan ikke inneholde passordbeskyttede dokumenter fordi dokumentene vil være uleselig når de ikke er dekrypterte Ansvar:
- Den som mottar et passordbeskyttet dokument må dekryptere dokumentet før det importeres til documaster/fagsystem
- Det er ikke tilstrekkelig å importere passordbeskyttet dokument i tillegg til informasjon om gyldig passord
- Åpne passordbeskyttet dokument, velg «fil + lagre som», velg «skriv ut som PDF» og lagre dokumentet før det importeres
- Sjekk at det er blitt dekryptert – det skjer ikke alltid
- Ved problemer med dekrypteringer – velg «skriv ut» og skann inn igjen
- Dersom arkivansvarlig/leder oppdager passordbeskyttede dokumenter som er importert, tas det kontakt med saksbehandler for å få et dekryptert dokument
- Dersom passord er tilgjengelig som egen informasjon i saken – dekrypter dokumentet og lagre det på nytt
- Dersom passord ikke er tilgjengelig hverken hos saksbehandler eller i saken, anses dokumentet som tapt, og det skrives merknad om det på journalposten.
- Dokumentet skal ikke slettes/feilregistreres med mindre dekryptert dokument er tilgjengelig
|
|