All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak-/arkivsystemet, med unntak av personsensitive saker som etter Datatilsynets retningslinjer skal føres i lukket fagsystem . Sak-/arkivsystemet har en felles database for journalføring og et felles elektronisk arkiv for de dokumentene som blir produsert internt.

Kommuneadministrasjonen har likeens felles papirbasert (eller fullelektronisk) arkiv. Det felles arkivet skal dokumentere den politiske og administrative saksbehandlingen i kommunen.

Det kan knyttes en eller flere journalenheter ti l sak-/arkivsystemet. Organisering av systemene og ansvar ligger i oversikten Arkivorganisering i NN kommune, Arkiv- og journalsystemer - organisering

Enheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn skal fungere som egne journalenheter for sine edb-baserte fagsystem. Disse fagsystemene, med de tilhørende manuelle klientarkivene, er likevel en del av organets felles arkiv.

Skoler og barnehager fungerer som arkivskapere for sine arkiver der disse ikke er knyttet opp i felles sak-/arkivsystem.

Dersom fagsystemer er koplet opp mot sak-/arkivsystemet skal rutiner for overføring av saker og dokumenter til Noark-kjernen utarbeides.