Det er eit overordna krav at dokumentasjon i samband med innkjøp skal gjennomførast i kommunen sitt system for sak/arkiv.

Tekst: Innkjøp - Vare / teneste - årstal

Dette saksnummer skal være identifikasjonsnummeret / referansenummeret på alle dokument i ein eventuell konkurranse.

Tekst: Innkjøpsprotokoll – Vare / teneste – saksmappe nr.
( Dette bør være første dokument i mappa. Det skal førast logg for heile prosessen i dette dokumentet).

Tekstalternativ:
Rammeavtale - Vare / teneste - saksmappenr.
Kjøpsavtale - Vare / teneste - saksmappenr.

NB! Bruk sak arkiv systemet for dokumentasjon av all korrespondanse, både interne og eksterne samt til evt. møtereferat.
Det er også viktig at evt. korrespondanse via epost blir registrert i samme system.

Ved innregistrering av dokument er det viktig å tenke over seinare behov for søk etter bestemte dokument. Derfor er uniformering av oppsett svært viktig

Eksempel
Søk etter sak:
Innkjøp – Røyrleggjartenester – 2003
Ved søk på Innkjøp får ein opp alle innkjøpssaker

Eksempel
Søk etter dokument:
Innkjøpsprotokoll - Røyrleggjartenester - 2003
Ved søk på innkjøpsprotokoll får ein opp alle innkjøpsprotokollar!

Rammeavtale – Røyrleggjartenester – 2003
Ved søk på Rammeavtale får ein opp alle rammeavtalar
Instruks:

Behov oppstår:
• Etablere innkjøpsprotokoll i Ephorte
• Dokumentere finansiering
• Etablere evt. prosjektnummer i Agresso
• Utarbeide kravspesifikasjon i samråd med brukarane
• Velje konkurranseform

Kunngjering:
• Adresseliste
• Sekretariat
• Kommunerevisjonen
• Norsk lysingsblad/Doffinbasen/ TED-basen (NB! Ved slike utlysingar må ikkje noko annonsering til andre gjerast før annonsa har vore offentleggjort)!
• Heimesider

Mottak av tilbod:
• Konvolutt skal vera merka
• Konvolutt skal ikkje opnast
• Konvolutt skal merkast med dato og klokkeslett for mottak
• For seint innkomne tilbod skal returnerast uopna

Opning av tilbod:
• Opning skjer på fastsett stad til fastsett tid
• Minst to personar tilstades under opning av tilbod
• Anbuda skal nummerast og protokollerast
• Formell kontroll av tilboda

Vurdering:
• Vurdering av tilboda vert føreteke av innkjøpssjef/innkjøpsforum/brukargruppa
• Innstilling til innkjøpsforum
• Melding, intensjon om å inngå avtale (Rimeleg klagefrist til tilbydarane)
• Avtalelinngåing