Formål:

Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering av anskaffelsessaker.

Forskrift om offentlig anskaffelser (FOA) pålegger å føre protokoll på anskaffelser over kr 100.000,- eks.mva.
Det skal i anskaffelsessaker beregnes anslått kontraktsverdi (FOA §2-3). Kontraktsverdien har betydning for hvilke regler og prosedyrer i FOUs om gjelder for anskaffelsen. 

Fagsystemet Mercell KGV brukes for å ivareta krav om elektronisk konkurransegjennomføring. Systemet har ikke integrasjon til sak-arkiv, og all dokumentasjon må gjøres manuelt.

Hva skal journalføres?

Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal det føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, tilbudsforespørsel, innkomne tilbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon i anskaffelsesprosessen er saksdokumenter.  (Se mer om dette i anskaffelsesforskriften FOU §4-2). Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres løpende inn i postjournal.

I sakarkivsystemet skal saksbehandler følge denne veileder:

1.    Opprett sak - tittel: Anskaffelse – område/type. Saken skal være offentlig.
2.    Første journalpost er ofte tilbudsbrevet som saksbehandler sender ut til aktuelle tilbydere. Dette er et offentlig brev som ikke skal unntas offentlighet. Dersom anbudet ligger er lagt ut i DOFFIN, skal kunngjøringen journalføres.
3.    Konkurransegrunnlaget skal journalføres. (se FOA §7-1 - (1) Oppdragsgiveren skal oppbevare dokumentasjon som er tilstrekkelig til å begrunne viktige beslutninger i anskaffelsesprosessen).
4.    Arkivverdig korrespondanse mellom saksbehandler og tilbydere journalføres løpende. Det kan være eposter, referat fra møter m.m.
5.    Alle inngående tilbud skal journalføres med den dato de kommer inn, og kan graderes med hjemmel etter offentleglova §23. Avsender skjermes også. Er det anbud, skal det gjennomføres anbudsåpning. Tilbudene/anbudene journalføres da etter anbudsåpningen.
6.    Protokoll fra tilbudsåpning journalføres som notat. Er i utgangspunktet offentlig, men kan vurderes gradert etter offl. §23.
7.    Protokoll fra valg av leverandør journalføres som notat. Offentlig.
8.    Utgående brev til alle tilbydere om valg av leverandør journalføres. Offentlig.
9.    Signert avtale journalføres. Offentlig, men innholdet må vurderes etter off.l §13, fvl. § 13.2.

Mer om hjemmel for unntak fra offentlighet:

Offentleglova § 23. : Unntak av omsyn til det offentlege sin forhandlingsposisjon m.m.

• Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av økonomi-, lønns-, eller personalforvaltninga til organet.
• Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar som gjeld forhandlingar om rammeavtalar med landbruks-, fiskeri- og reindriftsorganisasjonane når det er påkravd av omsyn til ei forsvarleg gjennomføring av forhandlingane.
• Det kan gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokoll etter regelverk som er gitt i medhald av anskaffelsesloven, til valet av leverandør er gjort.

Offtentleglova § 13, forvaltningsloven §13-2: 

Dersom tilbudene og evt. protokoller skal unntas etter at valg av leverandør er gjort, må tilbudene offentlighetsvurderes på nytt etter offl. §13.fvl. § 13-2.
Jfr FOA §7-4 Taushetsplikt 1) Ved gjennomføringen av en anskaffelse som er omfattet av forskriften, gjelder reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven.

Fra veilederen til offentleglova er det viktig å merke seg dette:
Protokoller og tilbud er kun unntatt offentlighet fram til valg av leverandør er gjort. Det er med andre ord, utsatt innsyn. I tidspunktet fram til kontrakt er undertegnet, er da tilbudene og protokollene ikke unntatt offentlighet etter § 23. De vil være offentlige i den fristperioden som gjelder de andre tilbyderne som får melding om hvem som får kontrakten. De har da mulighet til å fremme klage eller komme med innvendinger mot valget av leverandør. Dersom det kommer innsynskrav, må dokumentene vurderes etter offl. §13.fvl. § 13-2.