Er under arbeid
Registreringsreglar er eit verkty for einsarta registrering og god arkivdanning. Frå 01.01.2021 vart arkivnøkkel for arkivet endra frå NKS til K-Kodar. K-Kodar er fyrste ordningsverdi (klassering) i saksarkivet.
Klasseindeling i K-Koder:
| Fellesklasser (eigenforvaltning/planutvikling)
|
& tilleggskodar
|
|
|
0
|
Organisasjon og administrasjon
|
| 1
|
Plan og budsjett
|
| 2
|
Rekneskap og finansforvaltning
|
| 4
|
Personalpolitikk, -forvaltning
|
| 5
|
Løn, godtgjersle, trygd og pensjon
|
| 6
|
Eigedoms- og materiellforvaltning
|
| Fagklasser (fagsaker / innbyggjartenester)
|
| Opplæring, ungdom, idrett, kultur
|
A
|
Opplæring (dei einskilde områda)
|
| B
|
Opplærings- og elevforhold (alle skolar og område)
|
| C
|
Kultur og fritid
|
| D
|
Kulturbygg og -anlegg
|
| Sosial, helse, miljø
|
F
|
Sosial- og omsorgstenester
|
| G
|
Helsetenester
|
| H
|
Institusjonar og institusjonsliknande buformer
|
| J
|
Miljøretta helsevern og hygiene
|
| K
|
Natur- og miljøforvaltning
|
| Kommunal-tekniske oppgåver og samferdsel
|
L
|
Arealdisponering, utbygging, bustad
|
| M
|
Vatn, avløp, renovasjon, brann- og feieteneste
|
| N
|
Samferdsel og kommunikasjon
|
| P
|
Hamner og farvatn
|
| Q
|
Samferdselsanlegg og terminaler
|
| Energi, næring og andre samfunns-oppgåver
|
S
|
S - Energiforsyning og produksjon
|
| T
|
Energifordeling og drift
|
| U
|
Næringsliv og produksjon
|
| V
|
Landbruk
|
| X
|
Spesielle samfunnsoppgåver
|
Arkivdel
Dokumentasjon har ulik funksjon, innhald og ordningsmåte. Der det er nyttig, deler me dokumentasjonen inn i eigne - arkivdelar. Kvar arkivdel er definert med ordningsprinsipp, status og startdato mm.
Saksarkiva (arkivdel SAK) er ordna etter K-kodar, medan byggesaksarkivet (arkivdel GBNR) er ordna etter gbnr. Av omsyn til personvern er personregistre egne arkivdelar (døme: BARN, ELEV, PERS,)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| Arkivdel
|
Betegnelse
|
Klass 1
|
Klass 2
|
|
|
|
Status
|
|
Startdato
|
Avslutningsdato
|
| BARN
|
Barnehage
|
f.nr
|
B40
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
| ELEV
|
Elevarkiv
|
f.nr
|
B42
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
| ES
|
|
Elevarkiv Slutta
|
f.nr
|
B42
|
|
|
|
A
|
|
28.12.2020
|
|
|
|
| FOT
|
|
Feiing og tilsyn
|
gbnr
|
M71
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
| GBNR
|
Gårds- og bruksnummer
|
gbnr
|
L
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
| KLIENT
|
Klientarkiv
|
f.nr
|
F01el.H01
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
| PERS
|
Personalarkiv
|
f.nr
|
420
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
| PERSS
|
Personalarkiv Slutta
|
f.nr
|
420
|
|
|
|
A
|
|
28.12.2020
|
|
|
|
| PLAN
|
Plansak
|
planid
|
L10-L19
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
| SAK
|
|
Generelt saksarkiv
|
0-X99
|
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
| VIG
|
|
Kommunal vigsle
|
X00
|
|
|
|
|
A
|
|
20.12.2020
|
|
|
|
Ordningsverdi
K-kodar («kommunale kodar» er emnebasert og delt i fellesklassar og fagklassar
- Fellesklassar – nummerisk inndeling (0-9); gjeld eigenforvaltning (administrative funksjonar)
- Fagklassar – alfabetisk inndeling (A-Z); gjeld «samfunnsoppgåvene»/ tenestene
I kvar klasse er det i hovudgrupper og kvar hovudgruppe har grupper (0-9)
Alle nivå har emne kalla Felles og Anna.
Felles -0 vert nytta for generelle saker - eller når saka omfattar fleire hovudgrupper
Anna-9 berre nyttast om me i samråd finn at saksområdet ikkje har dekkande kode (grunnlag for framlegg til revisjon!)
Ved registrering nyttar me klasse:
- Fellesklassar (talkode) ð 3 siffer
- Fagklassar (bokstavkode + talkode) ð 3 teikn, ein bokstav og 2 siffer
I tillegg til felles- og fagkodane har arkivnøkkelen «hjelpekodar» som kan vera aktuelle innafor ulike emne – avtalar, klagar, høyringar osv. . Detter er ikkje emnekodar – men kodar som kjem i tillegg til emnekodar.
Tilleggskodar kan aldri vera primærkode – men vera i tillegg til felles- og/eller fagkodane
