Internkontroll for dokumentasjon skal sørge for at dokumentasjonsforvaltningen støtter virksomhetens behov.

Det er viktig å kunne kontrollere at virksomhetens kjernefunksjoner blir dokumentert. Dokumentfangst er utgangspunktet for all arkivering.

Det er viktig å ha en helhetlig oversikt over virksomhetens dokumentasjon når postmottaket i en fullelektronisk verden ikke lenger har full kontroll over al dokumentasjon i virksomheten.

Mål: Ha kontroll med daglig drift og ha kontroller for om planer, rutiner og systemer fungerer.

Arkivtjenesten

Arkivtjenesten har rutiner for fordeling av oppgaver slik at vi sikrer at alle postbokser som servicekontoret har ansvar for -  både fysiske og digitale sjekkes daglig:

• Epost til postmottak@grong.kommune.no
• Altinn - Hovednummer og alle underenheter sjekkes
• FB/Messenger Grong kommune
• SMS - servicekontoret
• Elements - sakarkiv-fordelingssak (svar inn)
• Papirpost postboks
• Papirpost i posthylla til servicekontoret
• Papirpost i postluka ved inngangspartiet

Det vises ellers til ansvaret den enkelte saksbehandler/leder har for sin dokumentfangst: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/491439

Kontroll og rapporteringsrutine for ansatte i arkivtjenesten: Link til rapporteringsrutine

Sakarkiv:

Løpende journalføring - etter gjeldende rutiner.

Løpende avvikshåndtering og kvalitetskontroll av journalen (offentlig journal).

Kontrollere saker som saksbehandlerne selv har registrert - etter gjeldende rutiner.

Avslutte saker som saksbehandler har sett til status ferdig - etter gjeldende rutiner.

Link til rutiner for journalføring og kontroll:

• Postmottak og fordeling av post: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/615666
• Oppgavefordeling servicekontoret: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/614935
• Journalføring: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/610481
• Kontroll:  https://grong.arkivplan.no/content/view/full/610482
• Restansekontroll: Link til rutine for restansekontroll saksbehandlere i Elements.

Ukentlig

Sjekk journalposter med status R = reservert. Tiltak. Sjekk evt. med saksbehandler om j.poster skal utgå, eller om de skal ferdigstilles.

Kontrollere arkiveringen i arkivkjernene  VSA (Visma Samhandling Arkiv) og VSA sky.

Månedlig:

Kontrollsøk for journalposter med bestemte statuser og oppdatering av arbeidsrutiner. 

Kvartalsvis 

Sjekk restanser. Arkivtjenesten kan søke opp restanser pr avdeling, og pr saksbehandler. Tiltak: send rapport til leder om det er mye restanse.

Ledere

Dokumentfangst - kontrollere at dokumentasjon med arkivverdig blir arkivert i sin avdeling. (Samhandlingsplattformer, epost, sosiale medier, SMS).

Gjennomføre restansesøk pr avdeling og pr. saksbehandler.

Sjekke forfalliste pr avdeling.

Saksbehandlere 

Dokumentfangst - kontrollere at dokumentasjon med arkivverdig blir arkivert i sin avdeling. (Samhandlingsplattformer, epost, sosiale medier, SMS).

Daglig sjekk av forfallsliste

Daglig sjekk av restanser 

Ukentlig: Sjekk journalposter med status R. Ferdigstill det som er ferdig.

Ukentlig: Sjekk saker under behandling status R og B. Ferdigstill saker som er ferdig.

Fagsystemer:

Kontrollrutiner er beskrevet i fagsystemene sine egne rutiner for dokumentasjonsforvaltning:

Link til rutiner for Visma fagsystemer

Arkivkjerner Visma samhandling Arkiv

Arkivleder gjennomfører sjekke av arkiveringen ukentlig.

Fagansvarlige skal i sine fagsystemer sjekke arkivstatus. Der fremkommer det om arkiveringen har problem.