En sentral del av internkontrollen er å gjøre risikovurderinger. Risiko er et uttrykk for et potensiale eller en mulighet for uønskede hendelser.  Først defineres områder hvor det kan oppstå uønskede hendelser. Deretter må vi vurdere sannsynligheten for at hendelsen oppstår, og hvilke konsekvenser hendelsen kan få for dokumentasjonsforvaltningens mål dersom den oppstår.  

Typiske risikoområder: 

• innføring av nye systemer eller metoder som får konsekvenser for dokumentbehandling (eks. integrasjoner, samhandlingsplattformer, fagsystem etc.). Overføring til depot.
• konfidensialitets- og integritetssikring - har vi regler og rutiner for å beskytte innholdet i dokumenter fra uvedkommende. 
• omorganiseringer i virksomheten
• dokumentfangst
• tilgjengelighet
• bevaring og kassasjon
• arkivlokaler

Oversikt over gjennomførte ROS-analyser:

ROS-analyse av status arkiv Grong kommune som helhet:

I 2020 etablerte vi arkivgruppe i forbindelse med utarbeidelse av funksjonsbasert arkivplan. Medlemmer i arkivgruppa er kommunedirektør, personalsjef, rådgiver personal/systemansvarlig, IT-konsulent, digitaliseringsrådgiver, helsesekretær/papirarkivar, personvernombud samt arkivleder. For å skaffe oss oversikt over status i dokumentasjonsforvaltningen i Grong kommune, gjennomførte vi den 03.11.2020 ROS-analyse ved å bruke Arkivverkets verktøy: "Risikovurdering av arkivholdet i en virksomhet".

ROS-analysen førte til bevisstgjøring av hva dokumentasjonsforvaltning betyr, hvor avhengig vi er av hverandres kompetanse og samarbeid mellom alle parter representert i arkivgruppa. ROS-analysen avdekte at vi har et stort papirarkiv som å klargjøres for deponering. Vi har laget planer for rydding: https://grong.arkivplan.no/content/view/full/600322.  Avdelingene er selv ansvarlig for gjennomføring av arbeidet for sine arkiver. ROS-analysen ført også til en mer detaljert ansvarsbeskrivelse i arkivplanen. 

ROS-analyse sikker sone Elements

I forbindelse med innføring av nytt sak-arkivsystem Elements i 2021, gjennomførte vi en Ros-analyse for sikkerhet. Vi har valgt bort sikker sone i systemet, med begrunnelsen at tilgangsstyringen er god nok for å ivareta krav om sikker behandling av dokumentasjon.

ROS-analyse av arkivstatus

Pr. årsskifte 2022/23 er gjennomført  12.01.2023.

Pr. årsskifte 2023/24 er gjennomført 15.12.2023.

Hvor finner vi ROS-analysene?

Kommunens ROS-analyser er registrert i kvalitetssystemet Compilo.