I Skånland kommune er arkivarbeidet organisert med en sentral arkivtjeneste som ledes av arkivansvarlig. Den sentrale arkivtjenesten er direkte underlagt rådmannen.

Arkiv som ikke lengre er i bruk for administrative formål, og arkiv etter organ som er nedlagt eller har avsluttet virksomheten, avleveres etter inngått avtale til Interkommunalt Arkiv Troms.

Arkivtjenesten i Skånland kommune er organisert med postmottak og sentralarkiv for alle enheter/virksomheter lokalisert til kommunehuset på Evenskjer.

Fagsystemer og tilhørende objektserier er fysisk plassert hos de enhetene som har ansvar for saksfeltet, og driver den daglige saksbehandling i systemene.

Virksomhetene som ikke inngår i sentralarkivet/fellesarkivet, har egne postmottak og er pr. dato medio 2016 selvstendige arkivskapere. Alle arkivskapere skal bygge opp og vedlikeholde egne arkiver i samsvar med reglene i denne arkivplanen.

Arkivet til hver enkelt arkivskaper skal dokumentere arkivskaperens arbeid og virksomhet.

Fram til oktober 1988 var sak/arkivsystemet helt og fullt papirbasert.

I tiden oktober 1988-31.08.1999 var Skånland kommunes sak/arkiv system fortsatt papirbasert, men følgende system ble tatt i bruk til saksbehandling:

NIT Kontorsak PC/UNIX v.2.

Både papirbasert og elektronisk system: 

01.09.1999-31.10.2006  K2000 ver. 3.0.

01.11.2006-31.10.2012 EDB Sak og Arkiv Avtale om K2000 eSak Versjon 5.3

01.11.2012 - EDB Sak og Arkiv versjon 8.0

Har offentlige organ en blanding av papirbaserte og elektroniske arkivdokumenter innen samme arkivserie/arkivdel, skal de betraktes som papirarkiv etter gjeldende regelverk.

Fra og med 1.2.2013 ble Skånland kommunes arkiv helelektronisk. Det vil si at det brukes elektroniske hjelpemidler i saksbehandlingen og til arkivering.

Dette innebærer at de elektronisk produserte og lagrede dokumentene vil bli de originale, offisielle og gyldige versjonene.

Oversikt over arkiv i Skånland kommune

Selv om kommunen pr. dato har et desentralisert system for postmottak, skaper enhetene til sammen ett felles arkiv. All journalføring; (når enhetene mottar arkivverdig post skal det sendes rådhuset for scanning i sak-/arkivsystemet, det samme gjelder når enhetene skriver utgående post da skal det sendes kopi til rådhuset for journalføring) og saksbehandling skal skje i kommunens sak-/arkivsystem. Unntaket er en del fagsystemer hvor det behandles sensitive personopplysninger. Det er knyttet spesielle krav til sikkerhet til disse systemene og de skal befinne seg i såkalt sikker sone. Journalføringen i disse systemene holdes utenfor den alminnelige journalføringen i sak-/arkivsystemet og arkivene som skapes i fagsystemene skal holdes adskilt. Fagsystemene med personregister og klientarkiv utgjør likevel en del av kommunens samlede arkiv.

OVERSIKT OVER ARKIVSKAPERE I SKÅNLAND KOMMUNE

Følgende arkivskapere har anledning til å bygge opp og vedlikeholde egne enkeltarkiv som del av Skånland kommunes administrasjon. Det fremgår under hver arkivskaper hvem som ikke inngår i sentralarkiv og følgelig har eget postmottak.

Virksomhetene på kommunehuset skaper et felles, sentralt arkiv. Følgende virksomheter (resultatenheter) skaper disse enkeltarkivene:

• Servicekontoret
• Lønn- og personalkontoret
• Økonomikontoret
• Fagrådgivere
• Teknisk driftsenhet, inkludert renholdstjenesten. Teknisk driftsenhet er ikke en del av administrasjonen, men en egen driftsenhet. På grunn av bygningsmessig samlokalisering med administrasjonen utgjør de en arkivskaper sammen med administrasjonen med felles postmottak

Skolene

• Skånland skole/SFO - eget postmottak
• Sandstrand skole/SFO - eget postmottak
• Grov skole/SFO - eget postmottak

Barnehagene

• Evenskjer barnehage - eget postmottak
• Sandstrand barnehage - eget postmottak
• Ressan barnehage - eget postmottak

Helse og omsorg

• Skånland sykehjem - eget postmottak
• Omsorg nord - eget postmottak

Omsorg nord består av Grovfjord bo- og servicesenter i Grovfjord, Sandstrand bo- og servicesenter på Sandstrand og Hjemmetjenesten nord.

Grovfjord bo- og servicesenter (tidligere egen driftsenhet) ble drevet av Grovfjord sanitetsforening fram til 01.01.1993 da Skånland kommune overtok driften.

Sandstrand bo- og servicesenter (tidligere egen driftsenhet) ble drevet av Sandstrand Røde Kors fram til 01.01.1993 da Skånland kommune overtok driften.

Omsorg nord har kontorlokaler på Grovfjord bo- og servicesenter.

• Omsorg sør - eget postmottak

Omsorg sør består av Revegårdsveien, Møllerstua (bygd 1990), Elvelund (Bolig unge funksjonshemmede, innflyttet juli 2015) og Hjemmetjenesten sør. Felles avdelingsleder for Møllerstua og Elvelund.

Omsorg sør har kontorlokaler på Skånland sykehjem.

Revegårdsveien og Møllerstua var tidligere egne driftsenheter.

Hjemmetjenesten sør var tidligere egen driftsenhet.

• ETS Medisinske senter - eget postmottak
• Forebyggende helse - eget postmottak

Interkommunalt samarbeid

• ETS Barnevern - eget postmottak Evenes kommune. Evenes kommune er vertskommune og har arkivansvaret.
• ETS Musikkskole - eget postmottak

Statlig - kommunalt samarbeid

• NAV Skånland - eget postmottak

Arkivet i Skånland kommune består av følgende arkivdeler:

 Fullelektronisk arkiv ESA

• Møtebøker for politisk oppnevnte styrer, råd og utvalg
• Postjournal
• Sakarkiv (K-koder)
• Ansettelsessaker
• Personalarkiv
• Elevarkiv
• Barnehagearkiv
• Planarkiv
• Delesaksarkiv
• Byggesaksarkiv
• Historisk base 1999-2007

Arkivdeler i fagsystemene - papirbasert

• Klientarkiv NAV
• Saksarkiv NAV
• Postjournaler NAV
• Kopibok NAV
• Klientarkiv Barnevern
• Saksarkiv Barnevern
• Postjournaler Barnevern
• Kopibok Barnevern
• Brukerarkiv Profil - institusjonene og hjemmetjenestene
• Saksarkiv Profil - saksbehandling helse- og omsorgstjenester
• Postjournaler Profil - institusjonene og hjemmetjenestene
• Kopibok Profil - institusjonene og hjemmetjenestene
• Pasientjournal, legetjenesten
• Barnejournal, helsesøster
• Generell journal, helsesøster

Arkivdeler på papir

• Gårds- og bruksnummerarkiv
• Vitnemål-/karakterprotokoller grunnskolen
• Avtaler
• Skjøter
• Kontrakter

Arkivdeler i fagsystemene - elektronisk

• Pasientjournal Profil brukere - institusjonene og hjemmetjenestene
• Pasientjournal, legetjenesten
• Barnejournal, helsesøster
• Generell journal, helsesøster
• Pasientjournal, jordmor
• Pasientjournal, kommunefysioterapeut
• Ansettelsessaker
• Opptak barnehage - delegerte vedtak