Kommunens dokumentasjon som omhandler sikkerhet og beredskap skal lagres i kommunens kvalitetsstyringssystem - Compilo. Dette gjelder alle styringsdokumenter, så som beredskapsplaner, ROS-analyser og dokumentasjon fra lokale, regionale og nasjonale beredskapsøvelser.

I henhold til riksarkivarens forskrift innenfor sikkerhet og beredskap skal følgende arkiveres (p.t. Elements):

a. Fylkeskommunens og fylkeskommunens overordnede oppgaver innen sikkerhet og beredskap i henhold til lovverk som regulerer ulike fagområder.

b. Kommunens rolle i den nasjonale beredskapen og oppgaver i henhold til sivilbeskyttelsesloven, herunder beredskapsplaner og risiko- og sårbarhetsanalyser for kommunen som helhet og deltakelse i regionale og nasjonale beredskapsøvelser.

c. Fylkeskommunens og kommunens ivaretakelse av samfunnssikkerhetsaspektet i kommunal og regional planlegging, herunder risiko- og sårbarhetsanalyser for utbyggingsområder.

d. Etablering og utvikling av kommunens og fylkeskommunens styringssystem for sikkerhet og beredskap, herunder interne instrukser og retningslinjer for sikkerhets- og beredskapsarbeid, organisering av sikkerhetsadministrasjon, virksomhetsledelsens oppfølging og evaluering av sikkerhet og beredskap.

e. Sikkerhetsrapportering, herunder rapportering internt i kommunen og fylkeskommunen samt til regionale og nasjonale tilsynsmyndigheter vedrørende sikkerhet.

f. Sikkerhetsklarering og autorisasjon. Nærmere bestemmelser fastsettes av Nasjonal sikkerhetsmyndighet jf. § 7-4 i denne forskriften.

Compilo har funksjoner som ivaretar behov for periodiske revideringer og versjonskontroller av de styrende dokumentene, og disse skal så langt mulig lagres på en slik måte at det er enkelt å få en god oversikt over alle gjeldende dokumenter, rutiner og kontrollsystemer.

 ROS-analyser og øvrig dokumentasjon som gjelder samfunnssikkerhet i forbindelse med øvrige kommunale planer skal også lagres i kvalitetsstyringssystemet. ROS-analyser for utbyggingsområder inngår i denne dokumentasjonen. 

 Dokumentasjon av kommunens internkontrollsystem for samfunnssikkerhet skal også være hensiktsmessig lagret i kvalitetsstyringssystemet. Her utføres også revisjonskontroll og versjonskontroll. Under dette inkluderes retningslinjer for beredskapsarbeidet, interne rutiner for sikkerhetsarbeid, organisering av arbeidet, evaluering og oppfølging av kommunens arbeid med sikkerhet og beredskap.

 Rapportering til nasjonale og fylkets organer, samt interne rapporter om sikkerhet, skal arkiveres i sak/arkivsystemet. Det vises for øvrig til egen rutine for arkivering av loggfiler fra beredskapshendelse nedenfor.

 Rutine for arkivering av loggfiler fra beredskapshendelse:

Ved avsluttet beredskapshendelse produserer systemansvarlig for Rayvn en loggfil med alle loggføringer, oppgaver og rapporter som er ført i Rayvn. Loggfilen gir en komplett oversikt over hendelsen, inkludert rapportering til øvrige regionale og nasjonale myndigheter, og produseres i Word-format.

Systemansvarlig for Rayvn oppretter en egen sak for hendelsen i sak/arkivsystemet og overfører loggfilen som dokument i saken. Saken skal knyttes til et prosjekt (forslag tittel Beredskapslogger), slik at det enkelt kan produseres en oversikt over tidlige hendelser. Det kan også være nødvendig å ta ut annen relevant dokumentasjon fra hendelser for å sikre best mulig oversikt over hendelsen både internt og eksternt, så arkiveringen kan være mer omfattende enn bare hendelsesloggen. Dette må vurderes av kriseledelse i hvert tilfelle.

Øvrig arkivverdig dokumentasjon (vedlegg, e-poster etc) relatert til hendelsen journalføres fortløpende etter at saken er opprettet i sak/arkivsystemet.