| |
|
Systeminformasjon |
|
| Systemnavn: |
Ephorte/Elements |
| Tatt i bruk: |
09.11.2004 |
| Avsluttet dato: |
|
| |
|
Administrative data |
|
| Arkivserier/Arkivdeler: |
Aa - Møtebok for kommunestyret
Klassedagbok
Klassedagbok
Klassedagbok
Klassedagbok
Klassedagbok
Klassedagbok
Klassedagbok
Klassedagbok
Klassedagbok
Møtebok
Møtebok
Møtebok
Møtebok
Møtebok
Møtebok
Møtebok
Møtebok
Møtebok
Møtebok
Papirbasert personalarkiv for personar tilsett til og med 2011 avslutta 31.12.2020.
Saksarkiv
Vitnemålsprotokoll
Vitnemålsprotokoll
Vitnemålsprotokoll
Vitnemålsprotokoll
|
| Innhold: |
Postjournal, møtebehandling og generell adminstrativ saksbehandling for alle einingar i kommunen
Saksarkiv - alle arkiveiningar
Personalarkiv - alle arkiveiningar
Elevarkiv - skular og vaksenopplæringa
Gards- og bruksnr.arkiv - byggesak og delingssak
Klientarkiv - Flyktningetenesta overgangsperiode mellom MD-Flyktning og Velferd ved sosiale tenester NAV kommunal
Arkiv for mottak av sak og journal frå Fagsystem nytta ved Landbrukskontoret - der handsaming vert gjort i Landbruksdirektoratet sine nettbaserte fagsystem.
Arkiv for mottak av sak og journal frå Fagsystem nytta for handsaming av søknad om startlån i Husbanken sitt nettbaserte fagsystem
Arkiv for mottak av sak og journal frå fagsystemet Webcrutier - handsmaing av søknad og tilsetjing i kommunale stillingar.
Arkiv for mottak av sak og journal frå fagsystemet Komtek brannførebygging |
| Lisensinnehaver: |
Bømlo kommune |
| Brukergrupper: |
Bømlo kommune |
| Systemansvarlig: |
Arkivleiar - Jenny Aanderaa |
| Driftansvarlig: |
IKT- Bømlo, frå januar 2022 overgang til skybasert løysing hjå leverandør SIKRI som overtok driftsansvaret. |
| Relasjon til andre system: |
Webcrutier, e-Stil-PT, e-Stil-RMP OG OBB, øks, agros, Husbanken - startlån, Komtek-brannførebygging, Vigilo system for skule og barnehage, arkiverer alle i Elements arkivkjerne. |
| Leverandør: |
Sikri |
| Merknader: |
Alle valgte politikere og varamedlemmer til styre råd og utval er registrert som brukarar med begrensa tilgang |
| |
|
Tekniske data |
|
| Databaseplattform: |
MSQL |
| Produksjonsformat: |
Word |
| Arkivformat: |
PDFA/JPG/TXT |
| Merknader: |
Endeleg godkjent ePhorte 5.1.4 som fullelektronisk arkiv etter Noark 5 standarden. Riksarkivaren 04.09.2014 |
| |
|
Bevaring |
|
| Kassasjon: |
Nei
|
| Hjemmel: |
|
| Tabelluttrekk: |
NOARK 5 versjon 3.1 |
| Overføring: |
Til IKAH ved avslutning av systemet eller periodedeling |
| Metadata: |
|
| Merknader: |
Skarpt periodeskilje 01.01.2021 - Ny database |
| Godkjent av: |
Jenny Aanderaa |
| Dato: |
27.03.2023 |
| |
|
Infosikkerhet |
|
| Meldeplikt: |
Nei
|
| Dato for sist meldt: |
|
| Klassifikasjon: |
Sensitiv
|
| Risikovurdering: |
|
| |
|
GDPR |
|
| Ros-analyse: |
Ja |
| Type personopplysninger: |
Bømlo kommune kjøper teneste hjå Sikri Samsvar for oppfylging av GDPR og personvern. |
| Systemtype: |
|
| Systemplassering: |
Sikri - Elements Cloud frå januar 2022. |
| Systemeier: |
Bømlo kommune |
| Behandlingsansvarlig: |
|
| Innhentet databehandleravtale: |
26.04.2018 |
| Formål med behandlingen: |
|
| Sikkerhetstiltak beskrivelse: |
Pålogging med to trinn - opplysingane sikra med rolle og tilgangskoder |
| Omfang personopplysninger: |
Namn og kontaktinformasjon, stilling/verv for tilsette og politikarar, partitilhøyrsle for politikarar, postlister med innsynsmodul i sak- og arkivsystem - offentlege dokument er tilgjengelege. |
| Personopplysninger: Sensitive: |
Ja |
| Personopplysninger: Annet: |
Ja |
| Loggfunksjon: |
|
| Sletting av data: |
|
| Antall brukere: |
396 |
| |
|
Vedlegg |
|
Ingen vedlegg |
|
