Reglement for arkivering i beredskaps- og/eller krisesituasjonar

I beredskaps- og/eller krisesituasjonar er det spesielt viktig med dokumentasjon. Dei avgjerder som vert tatt vil kunne få stor betydning for einskildpersonar, verksemder og samfunnet. Det må reknast med at av­gjerslene som vert tatt vil bli ettergått, både for å evaluera det arbeidet som har blitt gjort, og for å læra av situasjonen. For å kunne gjera det, er det avgjerande at dokumentasjonen som vert skapt vert fanga opp og vert tatt vare på.

Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) trekk fram at det er viktig med arkivering  (https://www.dsbinfo.no/DSBno/2017/tema/kiksiikortversjon/?page=22#/ )

Er ein i tvil om kva som skal journalførast eller arkiverast, har Arkivverket utarbeidd ein sjekkliste for journalføring og arkivering eller sjå siste side i dette dokumentet. Sjølv om sjekklista er spesielt laga for statlege verksemder, vil den likevel vera relevant for kommunar.

Det er alltid betre å dokumentera for mykje enn for lite, slik at ein i ettertid unngår å oppleva at ein har mista viktig dokumentasjon.

1.1.       Kommunikasjonskanalar

Kommunikasjonskanalar som vert nytta i beredskaps- og/eller krisesituasjon er ikkje alltid eigna til å ta vare på dokumentasjon. Derfor er det viktig å få kontroll på dei løysingar som vert nytta og den doku­men­ta­sjonen som vert skapa i desse. Kva løysingar for kommunikasjon kan variera. Under er nokre døme på aktuelle kommunikasjonskanalar:

• Teams
• Beredskapssystem , t.d. CIM
• Facebook
• SMS
• E-post
• Twitter
• SharePoint
• LinkedIn
• Video-opptak
• Lydopptak

1.1.1.  Arkivering frå kommunikasjonskanalane

Dersom det vert nytta løysingar som ikkje har integrasjon til Elements, må dokumentasjonen overførast på andre måtar, t.d. via manuell utskrift, skanning eller skjermbilde.

Video- og/eller lydopptak må lagrast i aksepterte format, og arkivera dei for ettertida. Den informasjon / videoar som er lagt på kommunen sine nettsider, vil vera bli liggjande der – også etter at dei er avpublisert. Desse kan evt. knytast til sak-/arkivsystem som føl Noark-standarden.

1.2.       Beredskapsorganisasjonen

Dei avgjersler som vert tatt av beredskapsstaben på strategisk nivå[1] og/eller operasjonelt nivå[2] og/eller tak­tisk nivå[3],  må dokumenterast gjennom loggføring, og dokumen­ta­sjonen må bli bevart. Dette er viktig, både med omsyn til eigen hukommelse, men også av omsyn til rettstryggleik og offentlegheit.

Mog­leg­heita for å kontrollera dei avgjerslene som vert tatt må oppretthaldast, og dette kan ikkje gjerast utan at dokumentasjonen vert bevart.

1.2.1.  Kommunal kriseleiing

I Bømlo kommune har kommunal kriseleiing (KKL) sin loggføring vore gjort via delte filer i OneDrive, der loggførar «eig» dokumentet og lenka til dokumentet er delt med alle i kommunal kriseleiing. På den måten kan alle i KKL skriva inn i loggen, evt kan fleire skriva i dokumentet samstundes då dokument delt på denne måten oppdaterer seg kontinuerleg og ein ser kven som skriv i dokumentet.

Halvårleg vert dei delte dokumenta arkivert i Elements.

Den proaktive loggen er eit internt arbeidsdokument for planlegging av aksjonar og med til dels detaljerte opplysningar, t.d. kan dette vera personopplysningar. Også dei andre dokumenta relatert til beredskaps- og/eller krisesituasjonar inne­held sensitive (person)opplysningar, og må derfor arkiverast unnateke offent­­­legheita i henhold til Offentlighetslovens § 13.

1.3.       Informasjon til tilsette

Tilsette som har trong for informasjon om arkivering i beredskaps- og/eller krisesituasjon må bli informert om dette dokumentet.

Det er først og fremst kommunal kriseleiing som har behov for denne informasjonen, men også verk­semds­leiarar, samt. kom­munale leiarar av xx-senter (evakuerte- og/eller pårørandesenter).

[1] Strategisk nivå = kommunal kriseleiing (KKL) beståande av kommunedirektøren si strategiske leiargruppe samt ordførar og evt supplert med relevante fagpersonar for kvar beredskapshending.

[2] Operasjonelt nivå = eigen operasjonell krisestab som vert beslutta aktivert av (KKL), eller evt at KKL sjølv innehar denne funksjonen.

[3] Taktisk nivå = Verksemdsnivå (når ei beredskapshending skjer ute i ei verksemd) og verksemdsleiar vert lokal beredskapsleiar, eller dersom ei beredskapshending skjer i ein privat bedrift lokalisert i kommunen.