Formål

Flere interkommunale samarbeidsorganer skaper offentlige arkiv i hht arkivlovgivningen. Disse organene plikter derfor å ha arkiv. Denne rutine skal bidra til en oversikt over de oppgaver som må løses og derigjennom sikre parters innsynsbehov, kommunens administrative behov samt forskningsmessige og kulturelle behov

Målgruppe

Målgruppa for denne rutinen er alle som har et ansvar for og rolle i sikringa av forsvarlig arkivforvaltning i interkommunale selskap -  rådmann, enhetsledere, arkivleder og ev. andre involverte i opprettelse og drift.

Ulike samarbeidsformer

De ulike samarbeidsformene må før etablering vurderes i fht. hvilke arkivfaglige krav som stilles til de ulike selskapsformene.

Arbeidet med arkiv i interkommunale samarbeid forutsetter at avtaledokumentene gir tydelige føringer for organisering av arkivfunksjonen i alle faser - etablering, drift og avvikling.

Flere av hjemmelsgrunnlagene for interkommunale selskap innebærer krav til arkiv jfr. Arkivloven kap. II og offentleglova. Øvrige lover som disse selskapene må forholde seg til er forvaltningslova og personopplysningslova

Offentleglova gjelder også for selskap som er eget rettssubjekt der kommunen har eierandel som gir mer enn 50% av stemmene i selskapet eller der kommunen har rett til å velge mer enn halvparten av medlemmene i selskapets øverste organ. For egne rettssubjekt som driver næring på like vilkår og i direkte konkurranse med private gjelder ikke offentleglova.

Der selskap ikke er forpliktet til å følge arkivloven, er det en anbefaling fra Arkivverket at dette gjøres.

Etablere arkivorganisasjon

• Arkivleder undersøker forutsetninger lagt for arkivorganisering og drift i stiftelsesdokumentene.
• Arkivansvar plasseres
• Vurdering av hjemmelsgrunnlag for det interkommunale samarbeidet.
• Avklare ressursbehov for etablering av arkivfunksjon, kompetanse og behov i fremtiden.
• Lokalisering/håndtering av postmottak og kvalitetssikring av arkiv.

Etablere journalsystem og arkiv

Arkivorganisering avklares - fullelektronisk eller papir

Skal samarbeidet benytte et fagsystem ikke er godkjent etter Noark-standarden, må arkiveringen av dokumenter løses gjennom en integrasjon med et Noark-system eller papirarkiv.

Arkiv etter organ som blir lagt ned eller får ny status

Dersom saksområdet til et offentlig organ blir overtatt av et organ eller en virksomhet som ikke er underlagt forskriftene om offentlig arkiv, kan arkivet bare overføres til den nye virksomheten etter samtykke fra Riksarkivaren.

Når et offentlig organ går over til å bli privat eller skifter mellom statlig eller kommunal status, skal arkivet avleveres til arkivdepot, om ikke Riksarkivaren fastsetter noe annet med hjemmel i arkivlova § 10 andre og tredje ledd.

Om avsluttede arkiver overføres til IKS må man i tråd med proveniensprinsippet sørge for at de overførte arkivene ikke sammenblandes med arkivene som blir dannet i samarbeidet.

Ved avslutning av arkiver bør aktive arkiver prioriteres fremfor eldre bortsatte. Det økonomiske ansvaret for avslutning av arkiver fra samarbeidende kommuner påligger kommunen som har hatt arkivansvaret

Dette gjelder især saker som er aktive ved etableringen av samarbeidet. Dersom et offentlig organ blir lagt ned og saksområdet blir overtatt a

Utarbeide rutiner

• Utføres i samarbeid med arkivleder og fagpersoner. Dokumentasjonsbehov for samarbeidet og kravene til bevaringstid må avklares
• Håndtering av postmottak – Papirpost, epost, digital post m.fl.
• Håndtering av skanning, journalføring, kvalitetskontroll og restansekontroll.
• Registrerings og saksbehandlingsrutiner – Hva skal registreres hvor og hvordan.
• Rutiner for dokumentfangst
• Håndtering av innsyn i eldre og nytt arkivmateriale.
• Håndtering av klagebehandling i samarbeidet. 
• Periodiske arkivrutiner
• Etc.

Arkivplan

Alle offentlige organ skal ha en arkivplan, denne skal være ajourført til enhver tid. Arkivplanen skal også dokumentere arkivarbeidet i kommunale samarbeid.

• Informasjon om det kommunale samarbeidet
• Arkivansvar
• Arkivrutiner
• Oversikt over arkivmaterialet (elektroniske system og/eller papirarkiv)
• Konsekvenser for arkiv ved eventuelle endringer i samarbeidet.

Bevaring- og kassasjonsplan

Kassasjon kan ikke gjennomføres uten at det er gjennomført en bevaring- og kassasjonsvurdering og satt en kassasjonsfrist. Dette gjelder arkivmateriale i papir og elektroniske system.

Bevarings- og kassasjonsplan skal nedfelles og innlemmes i kommunens arkivplan.

Ordne avsluttede papirarkiver

Avsluttede arkiv ordnes i hht. krav i arkivforskriften §20. Bortsettes og deponeres til IKA Trøndelag

Uttrekk av avsluttede systemer

Det skal tas uttrekk av bevaringsverdig dokumentasjon i digitale systemer for langtidslagring.

Før uttrekk må arkivet kvalitetssjekkes.