Arkivplanen skal vera eit arbeidsreiskap for alle tilsette i Voss herad. Målet er at alle som handterer dokument som blir til som ledd i den verksemda som heradet driv, skal kunne finne informasjon om kva retningsliner som må føles, og kva løysingar heradet har på handsaming av dokumentasjon.
Arkivplanen vert oppdatert/revidert med jamne mellomrom, og minst ein gang pr. år. Det vert sendt ut melding til rørte partar umiddelbart etter ein oppdatering/revisjon.
Alle brukarar har ansvar for å gje tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom registrerte opplysningar ikkje er korrekt eller endringar er gjort, skal fagansvarleg for papirarkiv ved Innbyggjarservice kontaktast. Fagansvarleg papirarkiv vil ha det daglege ansvaret for å følgje opp arkivplanen.
Arkivplanen skal alltid oppdaterast når:
- det skjer endringer i post- og arkivrutinar
- ei kommunal eining oppretter eit nytt arkiv eller arkivdel
- ei kommunal ening tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
- det blir oppretta eller lagt ned eit styre, råd eller utval
- det blir gjort vesentlege endringar i heradets delegasjonsreglement
- kommunale oppgåver blir overført til verksemder utanfor heradet
Arkivansvarleg avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon
Neste revisjon: 2023
Fagansvarleg for papirarkiv ved Innbyggjarservice er Kristine Tvedt Brekke, ta kontakt på telefon 56525658 eller e-post: kristine.t.brekke@voss.herad.no
Historiske arkivplanar blir arkivert i heradet sitt sak-arkivsystem. Dei er og å finna under punktet Historiske arkivplanar.
