Saksbehandlerne har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandlerne er ansvarlige for at dokumenter de arbeider eller har arbeidet med blir bevart. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er registrert i Ephorte eller riktig fagsystem. Saksbehandlerne skal derfor:

• Sjekke egen restanseliste for innkommet post. Husk også listen til informasjon.

• Sjekke at inngående dokument er kommet til riktig saksbehandler. Saksbehandler kan innen egen avdeling endre saksbehandler. Dersom dokumentet skal til en saksbehandler utenfor egen avdeling må arkivet varsles og foreta endring.

• Sjekke at inngående dokumenter er knyttet til riktig sak. Der arkivet har opprettet ny sak må arkivkode og sakstittel kontrolleres av saksbehandler.

• Sjekk at offentlighetsvurdering er gjennomført, at eventuelle tilgangskoder er riktig påført og at eventuelll skjerming i tittelfelt/avsender er utført.
• Sjekke at kvaliteten på innskannet dokument er god og lesbar.

• Selv importere e-post i Ephorte dersom den er en del av/inngår i saksbehandlingen.

• Ha ansvaret for at papirbasert sakspost som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for journalføring og skanning eller at saksbehandler gjør dette selv (gjelder også hastesaker).

• Sørge for at post/dokumentasjon som saksbehandler selv skanner og importerer i Ephorte blir registrert med riktig tittel og avsender.

• Overholde de forskjellige saksbehandlingsfristene/forfall gitt i plan- og bygningsloven, forvaltningsloven og andre lover.

• Ha ansvar for å avskrive/besvare inngående dokument enten pr. brev, e-post eller telefon/tatt til etterretning.

• Sørge for at brev/e-post som blir sendt ut fra kommunen er knyttet til riktig sak har en beskrivende tittel og er offentlighetsvurdert. En av kommunens standardmaler skal være benyttet og eventuelle vedlegg må være knyttet til saken.

• Fagsystem: Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev settes i kopiperm og alle dokumenter i saken arkivlegges. Disse reglene gjelder også faks og e-post.

• Fagsystem: Saksmapper som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, notater o.l.

• Fagsystem:Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert hos arkivpersonale, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.