Dette punktet vil bli endret i hht ny forskrift om bevaring og kassasjon og retningslinjer som er under utarbeidelse sammen med IKAVA.
Arkivdokumentene som dokumenterer saksbehandling og vedtak hos en arkivskaper skal arkivlegges og som hovedregel bevares for ettertiden. Bevaring av arkiv vil si at arkivmateriale blir oppbevart for framtiden og avlevert til arkivdepot. Kassasjon vil si at arkivmateriale som har vært gjenstand for saksbehandling og hatt verdi som dokumentasjon, blir tatt ut av arkivet og slettet eller destruert. Arkivloven fastsetter i § 9 at man må ha spesiell tillatelse fra Riksarkivaren for kassasjon som ikke har hjemmel i forskrifter utgått fra arkivloven.
Arkivforskriften har i § 15 fastsatt bevaringspåbud for følgende arkivmateriale:
Dersom ikkje Riksarkivaren fastset noko anna gjennom enkeltvedtak eller forskrift, skal følgjande materiale alltid bevarast:
* arkivmateriale frå 1950 eller før, etter at arkivavgrensing er utført
* presedenssaker og andre saker av prinsipiell karakter, også innanfor saksgrupper som kan eller skal kasserast
* journalar, medrekna journaldatabasar og journalregister
* arkivplanar
Riksarkivaren skal i følge arkivforskriften utarbeide bevarings- og kassasjonsregler for annet arkivmateriale. Kassasjonsreglene skal gi oversikt over hva som skal bevares og hva som kan eller skal kasseres, eventuelt hvor lenge materialet skal oppbevares før kassasjon.
Det er utarbeidet egne retningslinjer for kassasjon i kommunale og fylkeskommunale arkiver. Det er utarbeidet kassasjonsregler knyttet til K-kodene. I påvente av nye sentrale regler er disse kassasjonsreglene ikke tilpasset ved revisjon i K-kodene fra 1999 og 2003. Derfor må kassasjon av materiale kodet etter disse K-kodene basere seg på "Retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiv" fra 1987. Når de nye kassasjonsreglene blir vedtatt, må derimot disse følges.
Kassasjonsregler skal vi for øvrig forstå slik at tillatelse til kassasjon er relativ, mens krav om bevaring er absolutt. Kassasjonsreglene inneholder ikke krav om kassasjon, men er en generell rettledning som sier hva slags sakstyper som kan kasseres. Arkivtjenesten må i samråd med saksbehandlere gjøre en kassasjonsvurdering av disse sakene for å se om de inneholder bevaringsverdig dokumentasjon.
