Arkivplan for Askøy kommune

Formålet med arkivplanen til Askøy kommune

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Askøy kommune

Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at Askøy kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivplanen skal vise

• kommunens historikk og organisering
• hva arkivet omfatter, dvs. hva slags papirbasert og elektronisk materiale som inngår i arkivet og hvilke gjenfinningsmidler som er i bruk
• hvordan arkivet er organisert, dvs. hvordan arkivmaterialet er ordnet og strukturert og hvordan det er oppstilt
• hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet, dvs. en oversikt over gjeldende lov- og regelverk samt interne instrukser
• dokumentasjon for elektroniske register og databaser

Hensikten med arkivplanen er at den skal være et viktig internt arbeidsredskap.

Kommunedirektøren har arkivansvaret

I kommunen er det kommunedirektøren som har det overordnede arkivansvaret (jr. forskrift om offentlige arkiv § 1).

Fagansvarlig for Dokumentsenteret har det utøvende fagansvaret for dokumentasjonsforvaltning og arkiv.

Oppdatering av planen skal gjennomføres årlig av fagansvarlig.

I april 2019 fikk Askøy kommune presentert en ny mal som arkivplanene skal oppdateres etter. Det jobbes fortløpende med å få på plass alle kategoriene som den nye malen skal inneholde.