Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap av alle ansatte i Askøy kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomheten som kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsninger kommunen har på arkivområdet.

Arkivplanen skal jevnlig oppdateres, og det gis ut informasjon når revisjon og korrigering er utført.

Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom registrerte opplysninger ikke er korrekte eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes. Arkivleder vil ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen.

Arkivplanen skal alltid oppdateres når:

• det skjer endringer i post- og arkivrutiner
• en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel 
• det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel 
• en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale eheter blir lagt ned eller opprettet
• det blir opprettet eller lagt ned et styre, råd eller utvalg
• det blir gjort vesentlege endringer i kommunens delegasjonsreglement 
• kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen

Arkivansvarleg avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:

• det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel 
• det bli tatt i bruk nye versjonar av datasystem for lagring av informasjon

Arkivplanen skal «fryses» slik at den langtidsbevares minst en gang per år. Arkivplanen eksporteres fra arkivplan.no og en pdf- versjon arkiveres i Ephorte.