Arkivplan.no

Arkivbeholdning

Askøy kommune har et sak- og arkivsystem hvor arkivseriene er fullelektroniske. Flere fagsystem er integrert med sak- og arkivsystemet og arkiverer dokumentene elektronisk.  Det er også fullelektroniske arkiv hos Barnevern, Nav og Flyktning. Det er fremdeles fagsystemer i kommunen som ikke er integrert med kommunes sak- og arkivsystem og som bruker et fagsystem som ikke er noark godkjent. Det er derfor behov for å arkivere dokumenter i papirmapper. Disse papirmappene skal oppbevares i kommunen så lenge de er i bruk/aktiv.

Papirarkivene til Askøy kommune som ikke er aktive er avlevert eller skal avleveres til Interkommunalt arkiv i Hordaland, der de ordnes og katalogiseres. Sluttdato for prosjektet er 2022. IKAH gir innsyn i materialet når det spørres etter. For noen av arkivene er det behov for hyppige oppslag fra kommunens saksbehandlere, og etterspørsel om innsyn fra innbyggerne. Planarkivet, oppmålingsarkivet, fradelingsarkivet, veiarkivet og VA-arkivet skal derfor digitaliseres før det avleveres til IKAH. Byggesaksarkivet er digitalisert. Oppmålingsarkivet er nå under digitalisering. Det er Geomatikk i Trondheim som står for digitaliseringen av de tekniske arkivene.

Askøy kommune vil når prosjektet er ferdig ikke ha bortsettingsarkiver for papirarkiv, alt papirarkiv skal avleveres til depot når arkivmaterialet skal bortsettes. I praksis vil det være en midlertidig bortsetting i administrasjonen på de ytre enheten før kommunen samlet avleverer til IKAH en gang pr. år.

Rutine for bortsetting/avlevering av papirarkiv

Laster...