Hvor finnes system- og brukerdokumentasjonen til sak- og arkivsystemet ePhorte?
Brukerveiledningene for saksbehandling i ePhorte ligger internt i kvalitetssystemet til Askøy kommune i området til Dokumentsenteret og ePhorte.
I dette området finnes brukerveiledninger, "trinn for trinn-veiledninger" og opplæringsfilmer som Askøy kommune selv har utarbeidet, samt noe av brukerveiledningene som er mottatt fra leverandør av sak- og arkivsystemet Evry.
Det er valgt å kun legge veiledningene i kvalitetssystemet, og ikke også i arkivplanen fordi ved revideringer av disse så gjøres det kun en plass, samt at kvalitetssystemet er det området hvor saksbehandlere internt bruker og forventer å finner støtte og veiledning til saksbehandlingsprosesser.
Systemdokumentasjon og brukerveiledninger som er utarbeidet av leverandør Evry ASA og utvikler Gecko Informasjonssystemer AS finnes i arkivsak ephorte: Saknr. 2014/8132 - Ephorte system- bruker- og kursdokumentasjon fra leverandør Evry ASA og Gecko Informasjonssystemer AS.
Denne dokumentasjonen er ikke lagt inn i arkivplanen fordi leverandør/utvikler ikke ønsker at deres materiale skal mangfoldiggjøres uten tillatelse.
Rutiner for IT og Systemadministratorer/Dokumentsenteret
Det er laget en felles mappe for Dokumentsenteret og IT der det legger ulike prosedyrer og rutiner som begge avdelinger må kjenne til. Det er viktig at systemadministratorer for ePhorte benytter disse rutinene og gjør oss kjent med dem. Prosedyrene er også godkjent av IT avdelingen.
Lenke til denne og prosedyrene blir ikke lagt ut i arkivplanen.
