Leder for dokumentsenteret (Arkivleder) har hovedansvaret for tildeling og ajourhold av brukerrettigheter til registrerings- og arkiveringsfunksjoner. Leder for Dokumentsenteret har delegert det daglige ansvaret for tildeling og ajourhold av brukererrettigheter til systemansvarlige i ephorte. Dersom IT-tjenesten skal gi eller endre tilgang må dette skje i samråd med leder for dokumentsenteret (jfr. riksarkivarens forskrift Kap. 3, § 3-2)