Konvertering til arkivformat

(jf. Forskrift om behandling av offentlege arkiv kap. IX § 3-3 nr. 4).

Konfigurering av sak/arkivsystemet er satt opp slik at alle saksdokumentene automatisk blir konvertert til gjeldende arkivformat; PDF/A. Andre godkjente arkivformat jf. Riksarkivarens forskrift § 8-17 blir ikke konvertert til PDF/A.

Alle journalposter med status J blir konvertert kontinuerlig til arkivformat.

Systemansvarlig bør daglig kontrollere om konverteringen har vært vellykket og straks melde fra til IT/leverandør dersom dette ikke er tilfelle. Denne kontrollen gjøres ved å søke på journalposter med status J for alle dokumenttyper som er eldre enn en dag (lage standard søk), og kontrollere ikonet fremfor dokumentet.

Ved feil under konvertering til arkivformat skal alle sletting- og kassasjonsrutiner stoppes.

Systemansvarlig skal jevnlig sjekke søket: «Dokumenter forsøkt konvertert» i mappen; «Driftsrutiner» i verktøymenyen i ePhorte. Søket viser hvilke dokumentfiler som ikke er konvertert til PDF. Filer som fremkommer av denne listen må kontrolleres manuelt. Dersom filen ikke har et godkjent arkivformat må dokumentet manuelt konverseres.

Se lenke til dokument i fra Evry: Lenke til filformat som støttes i ePhorte og gyldig arkivformat 

Manuell konvertering til PDF:

Skriv ut dokumentet til PDF fil via «CutePDF Writer». Ny PDF fil overskrives fil i ePhorte; Velg: Nytt tekstdokument (svar ja på å overskrive) og Hent fil fra disk.

Ved starten av den 7. måneden etter journalføringsdato kjører systemansvarlig spørringer mot basen ved bruk av PDFadm. Denne brukes til å sjekke dokumenter som ligger i kø for konvertering og for å sette filer som har feilet ved konvertering tilbake i køen.

Listen med dokumenter som ikke lar seg konvertere til PDF etter denne rekonverteringen tas ut som en rapport. Dokumentene gjennomgås av systemansvarlig/arkivar og om nødvendig må dokumenter manuelt konverteres.

E-post

Dokumentsenteret bevarer mottatt e-post på server i 6 måneder før de slettes. E-postansvarlig er ansvarlig for sletting fra mappen arkiv.

Makulering av innskannet papirdokument

Kassasjon av papirversjoner ved skanning: Når dokumenter på papir blir skannet og arkivert elektronisk i tråd med bestemmelsene i dette kapitlet av forskriften her, kan papirversjonen av dokumentene kasseres med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur, eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares (Riksarkivaren forskrift § 1-3).

Arkivansvarlig har det overordnede ansvaret for makuleringen.

Systemansvarlig skal sikre at konvertering fra produksjonsformat til arkivformat har vært vellykket før makulering.

Innskannet papirdokument som skal bevares elektronisk, skal av sikkerhetsmessige grunner oppbevares i 6 måneder før papirversjonen makuleres.

Papirdokumenter skal i denne perioden oppbevares kronologisk på journalføringsdato i omslag i safe i Dokumentsenteret.

Dokumenter med formkrav (krav til håndskrevet signatur) og dokumenter som kommunen i tillegg til elektronisk variant har definert skal bevares på papir, skal ikke makuleres, men håndteres etter retningslinjer i arkivplanen.

Arkivtjenesten skal verifisere at skanning av innkomne dokumenter er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare, før det foretas kassasjon av den originale papirversjonen. Dette gjøres ved journalføringen.

Arkivtjenesten skal påse at alt som skannes er riktig, både hoveddokument og alle vedlegg ved journalføring.

Følgende skal kontrolleres:

• At alle mottatte dokumenter er skannet og arkivert

• At alle sider er kommet med på hvert dokument (Telle antall sider på papirdokumentene og sjekke opp mot sider elektronisk)

• At skanningen er kvalitetsmessig god nok

• At det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte (journalførte) opplysninger.

Rutine for makulering av innskannet papirdokument:

Etter klarsignal fra systemadministrator og kvalitetssikring av konvertering til arkivformat makuleres inngående papirdokumenter ved start den 7 måneden etter journalføringsdato.

Pga feil ved skanning starter makulering av papirdokumenter først ved innføring av ny skanningsmetode; altså fra og med 1. november 2013. Papirversjonen av dokumenter fra 13.03.2013 til 31.10.2013 bevares inntil videre i kasser i fjernarkiv i kjeller.

De innskannede papirdokumentene er lagt i omslag på journalføringsdato. Papirdokumentene gjennomgås for en journalføringsdato før en starter på ny dag. Vi tar en og en måned om gangen.

Før kassasjon skal papirdokumenter som skal makuleres gjennomgås for å påse at ingen papirdokumenter som det etter interne retningslinjer er besluttet skal arkiveres på papir og/eller som saksbehandler trenger papirversjoner av ved feil makuleres. Dette skal gjøres ved journalføring, men må også sjekkes før kassasjon.

Oversikt over dokumenter som arkiveres i safe eller leveres saksbehandler ved journalføring finnes i arkivplanen under rutiner.

Lenke til dokumenter som skal arkiveres i safe eller leveres saksbehandler ved journalføring

Med kassasjon menes at arkivmateriale destrueres eller slettes (jf. forskrift om offentlige arkiv, § 3-18). Askøy kommune har avtale med firmaet Fretex om sikkerhetsmakulering og all kassasjon av papirdokumenter gjøres ved makulering av dem.

http://www.fretex.no/sikkerhetsmakulering/sikkerhetsmakulering

Rutinen som beskrives her er en del av den informasjonssikkerheten kommunen skal ivareta, og gjelder for Dokumentsenteret. Personsensitive opplysninger skal behandles i hht. lover/forskrifter og interne retningslinjer.

Hvordan skjer makuleringsprosessen?

1. Vi ringer Fretex (Tlf: 51 95 13 50) eller sender en e-post. Kontaktinformasjon i perm.

2. Det avtales utplassering av beholder(e).

3. Fretex leverer beholder(e). 

4 Beholderen plassere i skanningsrommet i lokalene til Dokumentsenteret i Rådhuset. Tilgang til spannet er regulert med adgangskort. (Kun ansatte med tjenstlig behov har tilgang til lokalet).

5. Vi setter på vår lås på spannet.

6 Vi legger papir som skal makuleres i låste beholdere.

7. Når beholderen begynner å bli full, kontakter vi Fretex for henting.

8. Fretex-sjåfør med ID-kort henter beholderen.

9. Vi tar av vår lås og Fretex setter på sin lås. Ingen beholder skal låses opp uten at arkivleder og minimum en annen person er tilstede.

10. Beholderen kommer inn på Fretex sitt anlegg med video og adgangskontroll for å bli makulert.

11. Papiret blir makulert.

12. Papiret blir gjenvunnet.

13. Vi får informasjon om hvor mange kilo papir vår virksomhet har makulert og sendt til gjenvinning, til bruk i miljøregnskapet.