Registrerings- og arkiveringsrettigheter som tildeles bruker i ePhorte

Brukere

Alle medarbeidere som har tilgang til ePhorte er brukere av systemet. Dette er ikke en selvstendig rolle i rutinebeskrivelsen, men et samlebegrep som benyttes i de øvrige rollebeskrivelsene.

Saksbehandler (SB/SB1)

En saksbehandler er en bruker som mottar post og produserer saker, journalposter og sakdokumenter i saksbehandlingssystemet. Saksbehandler vil normalt bare kunne oppdatere egne journalposter og saksdokumenter, men kan gis utvidet tilgang ved behov.

Saksansvarlig (SA)

En saksansvarlig er en bruker som utfører saksbehandlerfunksjoner i henhold til saksbehandlingsrutinene. Saksansvarlig har i tillegg et totalansvar for en bestemt sak.

I en og samme sak kan flere saksbehandlere være involvert som ansvarlig for enkelte journalposter i saken, men saken har alltid bare en saksansvarlig.

Saksansvarlig har utvidede rettigheter for alle journalposter i saken. Det kommer klart fram i de enkelte skjermbilder hvilke felter som kan oppdateres.

Leder (LD/LD1)

En leder er en bruker som utfører saksbehandlerfunksjoner i henhold til saksbehandlingsrutinene. Lederfunksjoner i ePhorte utøves av ansatte som er tilsatt i lederstilling eller for øvrig er gitt spesifisert fullmakt til å ivareta en eller flere ledelsesfunksjoner.

Ledere har utvidede rettigheter innenfor en avdeling eller seksjon. En leder vil typisk utøve følgende oppgaver som ikke inngår i de generelle saksbehandlingsrutinene:

• Saksfordeling
• Godkjenning
• Restanseoppfølging og rapportering

I tillegg autoriseres ledere for for tilgangskoder innenfor egen avdeling eller seksjon.

Det kommer klart fram i det enkelte skjermbilde hvilke felter som kan oppdateres.

Ved hjelp av stedfortrederfunksjonaliteten i ePhorte kan man ved eventuell sykdom, ferie eller permisjon enkelt overføre den enkelte leders funksjoner og prosesser til andre i kommunen. Stedfortrederrollen gir tilgang til de tilgangskoder som den en fungerer for har tilgang til.

Arkivansvarlig (AR1)

Rollen arkivansvarlig har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registrering og retting i ePhorte. Arkivansvarlig har i tillegg adgang til alle registre i systemet.

Systemansvarlig (SY)

Rollen systemansvarlig har adgang til å opprette brukere, tildele roller og gjøre endringer i den administrative strukturen i oppsettet av systemet.

Arkivpersonale (AR2)

Rollen arkivpersonale har i henhold til autorisasjon adgang til alle typer registrering og retting i ePhorte (saker og journalposter). Arkivpersonale gis tilgang til registre i systemet etter behov.

Utvalgssekretær (US)

Rollen utvalgssekretær kombineres rollen rolle arkivpersonale for å kunne utføre oppgavene knyttet til utvalgsbehandling mest mulig effektivt.

Rollen utvalgssekretær gir adgang til

• Utarbeidelse og utsendelse av møteinnkalling
• Registrerer frammøte, skrive saksprotokoll
• Vedlikeholde grunnlagsdata som møtedatoer, medlemmer, ev. faste oppsett
• av møtedatoer og innkallinger
• Registrerer medlemmer, varamedlemmer m.v.

Utvalgssekretæren autoriseres for en spesiell tilgangskode MU som brukes under utvalgsbehandlingen.

 (jr. Forskrift om behandling av offentlege arkiv Kap. IX, § 3-3 nr. 2)