Bestilling/levering av klientmapper fra IKAH:

• 1. Partsinnsyn i aktive saker Arkiveres i barnevernsmappen i Familia. Det bør fremgå av klientsaken at det har vært en innsynsbegjæring i saken (kryssreferanse, f.eks og hvilke opplysninger det har vært gitt innsyn i/har blitt sendt ut kopier av.
• 2. Partsinnsyn i avsluttede saker, dvs saker hvor barnet har passert 18/23 år registreres i ePhorte på sikker sone.

• 1. Barnevernet registrerer og sender videre til IKAH alle innsynskrav som skal registreres i Familia.  - IKAH sender klientmappe til organisasjonsnummeret til barnevernet i Altinn. (organisasjonsnummer må alltid oppgis i bestillingen).
• 2. Dokumentsenteret registrerer og sender videre alle innsynskrav som skal registreres i Ephorte. - IKAH sender klientmappe til Askøy kommune sitt hovedorganisasjonsnummer. (organisasjonsnummer må alltid oppgis i bestillingen). Klientmappen som kommer tilbake skannet fra IKAH via SvarUt registreres i ePhorte på leder av barnevernet. Leder av barnevernet er ansvarlig for å følge opp post mottatt i ephorte og sender dokumentene ut til innsynsbegjærer via ePhorte.

• 1.Når barnevernet mottar bestillinger til seg som skal gå i ePhorte må disse sendes til Dokumentsenteret for skanning.
• 2. Dersom Dokumentsenteret mottar bestillinger til seg hvor bestiller er under 23 år må Dokumentsenteret kontakte barnevernet før registrering for å vite i hvilket system den skal registreres i. Innsynskrav som registreres i ePhorte registreres med tilgangskode BV- «Barnevern – Innsyn SS». Tilgangen skal være begrenset til spesifikke ansatte i Dokumentsenteret og barnevern. Leder for barnevern sender melding til systemansvarlig om hvem andre på barnevern som skal autoriseres for denne koden.