E-post til Askøy kommune skal sendes til og håndteres av det ordinære postmottak i kommunen på følgende e-postadresse: postmottak@askoy.kommune.no

E-post kan også sendes direkte til hver enkelt saksbehandler. Dette forutsetter selvsagt at saksbehandler har egen e-postadresse. Hver saksbehandler har definert adresse på formen: fornavn.etternavn@askoy.kommune.no

Adressen til postmottak skal fremgå av brevark og hjemmeside på Internett.

Sendes e-post fra saksbehandlersystemet vil avsender bli postmottakets e-postadresse.

Håndtering av e-post

E-post til sentralt postmottak skal åpnes av arkivet (jf. arkivforskriften § 3 andre ledd). Personlig adressert post videresendes direkte.

E-post direkte til saksbehandler

Dersom en saksbehandler mottar arkivverdig e-post skal saksbehandler selv å journalføre denne i systemet. Den enkelte saksbehandler har plikt til å vurdere om mottatt e-post er arkivverdig. Ved tvil kontaktes Dokumentsenteret.

Veiledning til hvordan dette skal gjøres se brukerdokumentasjon:

Importere epost fra Outlook til ePhorte

E-post direkte til postmottak

Arkivet journalfører arkivverdig e-post i sak- arkivsystemet.

Arkivet tar stilling til om selve e-posten, vedlegget eller begge deler skal journalføres og tilknyttes dokumentregistrering i systemet.

E-post både til saksbehandler og postmottak

Dersom e-posten er sendt direkte til saksbehandler med kopi til postmottak@askoy.kommune.no skal saksbehandler journalføre denne. Dersom e-posten er sendt direkte til postmottak@askoy.kommune.no med kopi til saksbehandler skal arkivet journalføre e-posten. Dette for å forhindre dobbeltarkivering i sak- og arkivsystemet.

Verifisering av mottatt e-postforsendelser

Hvis det er tvil om e-postmeldingen(e) kommer fra den oppgitte avsender eller at avsender ikke er entydig identifiserbar, skal det umiddelbart sendes en tilbakemelding pr. e-post til oppgitt avsender, hvor det bes om verifisering av avsender.

Arkivet må undersøke om vedlegg til e-postforsendelsen er i riktig format og lesbart. Dersom vedlegget ikke er lesbart, må avsender varsles med informasjon om hvilke formater som kan leses.

Vedlegg virussjekkes (automatisk)

Håndtering av utgående e-post

Saksdokumenter kan sendes på e-post hvis det ikke er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrer dette. Arkivverdig e-post skal sendes direkte fra saksbehandlersystemet. Arkivverdig e-post som sendes fra Askøy kommune skal være utformet som et offentlig dokument og inneholde kommunens logo, arkivkode, journalnummer, løpenummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument (egen mal i systemet).

Taushetsbelagte opplysninger

Opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt i henhold til Offentleglova §13 jr. fvl. § 13 skal ikke sendes som e-post.

Unntak kan gjøres dersom personopplysninger anonymiseres slik at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner, eller hvis forsendelsen er kryptert.

Fødselsnummer

Fødselsnummer skal ikke sendes på e-post uten å krypteres

E-post til sikker sone

Bare postmottak kan legge inn epost til sikker sone i ephorte. Dersom det er nødvendig for saksbehandler å legge inn epost med taushetsbelagt informasjon i ephorte sikker sone, må e-post skrive ut og ut og leveres/sendes til Dokumentsenteret i lukket konvolutt. E-post må deretter slettes helt fra outlook til saksbehandler. 

Sletting av e-post

E-post som er arkivert i sak- og arkivsystem, fagsystem eller skrevet ut og lagt i papirarkiv skal slettes. Anbefalt sletterutine er 3 måneder. E-post mottatt til postmottak@askoy.kommune.no slettes etter 6 måneder. Personsensitiv e-post skal slettes helt straks den er arkivert/skrevet ut.

E-postrutiner ved saksbehandlers fravær

Saksbehandler må sikre at mottatt e-post kan behandles også ved fravær.

Ved fravær gjøres dette ved å ta i bruk fraværsassistenten i Outlook for automatisk svar med opplysninger om fraværets varighet. Adresse til kommunens postmottak oppgis.

Eksempel på automatisk svar:
Jeg er ikke tilstede på kontoret før tirsdag 18. april.
Din e-post til meg - vil først bli lest da.
Meldinger som må behandles før jeg er tilbake - må sendes på nytt til postmottak@askoy.kommune.no.

Kari Nordkvinne
fagsjef

Arbeidsgivers adgang til ansattes e-post og oversikt over bruk av e-postsystemet.

Personopplysningsloven, forskrifter til denne loven, samt Datatilsynets retningslinjer regulerer adgang til ansattes e-post og andre elektroniske dokumenter.

I tillegg vises til Askøy kommune sine retningslinjer for informasjonssikkerhet i kvalitetssystemet.

Digital signatur

Når dette blir tatt i bruk vil det bli utarbeidet regler og rutiner for bruken av dette.

(jfr. Forskrift behandling om offentlege arkiv, Kap. IX § 3-3 nr. 3)