Krav om offentlighet
Offentlig journal gir grunnlag for å identifisere saker og dokumenter.
Offentlighetslovens § 3 sier at ” Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.”
Rutiner hvor en har god oversikt over inn- og utgående dokumenter er et viktig ledd i god forvaltningsskikk. En slik oversikt skal vise hva som er skjedd i en sak og sørge for at alle parter får ivaretatt sine interesser på en forsvarlig måte.
Forvaltningslovens § 18 1. ledd: (partenes adgang til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter) ”En part har rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter for så vidt ikke annet følger av reglene i denne paragraf eller § 19. Dette gjelder også etter at det er truffet vedtak i saken.”
Publisering av offentlig journal
Arkivleder har ansvaret for å ta ut en felles offentlig journal for hele kommunen. Askøy kommune har valgt å gjøre den offentlige journalen for sak- og arkivsystemet ephorte tilgjengelig på internett 4 dager etter journalføring. Den publiseres automatisk via eInnsyn på hjemmesiden til Askøy kommune (www.askoy.kommune.no) under kategorien Postlister.
Det tas ut en offentlig journal for alle arkivdelene som registrer i ePhorte, også kommunalt eide selskap hvor Askøy kommune har arkivansvaret og som har egne journal- og arkivdeler i ephorte. Dokumenttypene som publiseres er U, I,N og S. Dokumenttype X publiseres ikke.
Postlisten skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn- og utgående brev, samtidig som konfidensielle opplysninger er skjermet for innsyn.
Kvalitetssikring av offentlig journal
Arkivet skal ved journalføring kvalitetssikre registreringene i sak- og arkivsystemet ephorte. En kopi av den offentlige journalen tas ut hver dag, og to personer fra arkivet leser postlisten for gårsdagen (virkedag) for korrektur. Med dette menes kontroll med at journalen er ført etter de krav som stilles i lov og forskrifter og at personvernet er ivaretatt. Saksbehandler har selv ansvar for å gradere dokumenter som skal unntas offentlighet.
Innsynbegjæring
Askøy kommune praktiserer meroffentlighetsprinsippet. Offentlighetsvurderingen foretas av den enkelte enhet der rådmannen, lederen eller den som har fått fullmakt til det, avgjør hvilke saksdokument som skal unntas fra offentlig innsyn. Unntakene blir registrert i sak-arkivsystemet med lovhjemmel. Dokumenter som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlighet, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokumenter tas det avgjørelse om innsyn i det enkelte tilfelle når det foreligger en innsynsbegjæring.
Innsynsbegjæring sendes fra eInnsyn til postmottak@askoy.kommune.no ved bestilling.
Se egen rutine i arkivplanen for håndtering av innsynsbegjæringer.
Møtedokumenter
Dokumentene legges ut til offentlig ettersyn via eInnsyn på Askøy kommunens hjemmeside under kategorien Politikerportalen.
Møteinnkallingen (forside, saksliste og saksfremlegg med vedlegg) og møteprotokoll publiseres av møtesekretær.
De enkelte saksfremleggene følger publiseringen av den offentlige journalen, og publiseres på politikerportalen 4 dager etter journalføring, på samme måte som postlisten.
